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Legalisation von Dokumenten - deutsche Urkunden im Ausland verwenden

Wodurch und Wie werden meine Dokumente im Ausland anerkannt?

Wenn Sie deutsche öffentliche Urkunden im Ausland verwenden möchten, dann werden diese Urkunden von den Behörden oder Gerichten des anderen Staates in manchen Fällen nur dann anerkannt, wenn die Echtheit und Richtigkeit der Urkunden bereits im Urkunden-Ursprungsland (z. B. Deutschland) durch eine dort befindliche konsularische Vertretung des anderen Staates festgestellt worden ist. Dabei kann die ausländische Vertretung selbst darüber entscheiden, auf welchem Wege sie sich Gewissheit über die Echtheit der Urkunden verschafft. Ein international anerkanntes Verfahren ist zu diesem Zweck die Legalisation. Mit dem Verfahren der Legalisation wird offiziell und formal die Echtheit öffentlicher Urkunden durch einen Konsularbeamten des betreffenden Landes noch in Deutschland festgestellt. Auf Basis dieser Legalisation kann dann die zuständige Stelle der betreffenden Staaten die Dokumentensicherheit der ausländischen Urkunde anerkennen.

Ein anderes Verfahren ist die sogenannte Haager Apostille. Auch mit dieser Apostille wird die Echtheit einer öffentlichen Urkunde bestätigt. Die Apostille wird durch die Behörde des Staates, die die betreffende Urkunde ausgestellt hat, erteilt. Eine Bestätigung durch einen Mitarbeiter einer konsularischen Vertretung des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll, entfällt damit in bestimmten Fällen. Hier können Sie sehen, ob Sie für Ihre Urkunden eine Apostille oder Legalisation brauchen oder eventuell andere zwischenstaatliche Regelungen greifen.

Die aufwendigen Prozeduren von Legalisierung und Apostille ist in vielen Fällen alternativlos. Woher auch soll die zuständige Behörde eines Landes außerhalb Deutschlands wissen, ob diese oder jene Urkunde aus der Bundesrepublik auch wirklich echt ist? Die Palette der möglichen Urkunden und Urkundenbehörden in Deutschland sind nahezu unüberschaubar. Die föderale Struktur des Landes und die permanenten gesetzlichen Neuerungen und die Anpassungen an die europäische Gesetzgebung machen es aber auch den Mitarbeitern ausländischer Vertretungen so gut wie unmöglich, hier einen zuverlässigen Überblick auf alle möglichen Urkunden zu bekommen.

Auch aus diesem Grund wird im Normalfall für die angestrebte Legalisation eine Vorbeglaubigung der Urkunden durch deutsche Stellen verlangt und oft auch eine weitere Beglaubigung, die als „Endbeglaubigung“ oder auch als „Überbeglaubigung“ bezeichnet wird. Erst bei der Vorlage dieser Beglaubigungen wird in der Regel auch eine Legalisierung durch die konsularische Vertretung vorgenommen. Diese Vorbeglaubigungen werden in Deutschland in den einzelnen Bundesländern von verschieden Stellen ausgestellt.

Offiziell beschreibt das Auswärtige Amt in Berlin das Verfahren der Legalisation wie folgt:

„Die Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen Urkunde durch den Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.“

Die Legalisation hat im internationalen Zusammenhang also den Zweck, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde in Bezug auf Ihren faktischen Beweiswert identisch ist.

Welche Behörde stellt eine Legalisation aus?

Die Legalisation wird in Deutschland von der zuständigen Auslandsvertretung des Landes vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Üblicherweise wird zu diesem Zweck eine Vorbeglaubigung der Urkunde durch eine deutsche Behörde verlangt, gelegentlich auch eine weitere Beglaubigung, die als Endbeglaubigung (oder auch als Überbeglaubigung) bezeichnet wird.

Vorbeglaubigung

Vorbeglaubigungen von Verträgen, Firmenerklärungen usw, sind notariell und danach durch das zuständige Landgericht vorzubeglaubigen (zwei Schritte). Achten Sie bitte dabei immer darauf, dass Sie das Land angeben, indem die Urkunde vorgelegt werden soll. Beachten Sie bitte, dass Urkunden, deren Vorbeglaubigter nicht die Echtheit der Unterschrift des Ausstellers bestätigt haben, vom Bundesverwaltungsamt nicht endbeglaubigt werden können! Wenn allerdings die IHK (Industrie- und Handelskammer) Ursprungserzeugnisse, Handelsrechungen bzw, reine Produktbeschreibungen und Packlisten gesichtet und bestätigt wurde, dann können hier Ausnahmen gelten.

Endbeglaubigung

Eine Enbeglaubigung erfordert zwingend eine Vorbeglaubigung. Diese bestätigt die Unterschrift und des Siegels des Ausstellers einer deutschen öffentlichen Urkunde. In der Regel wird dabei auch die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, bestätigt.

Hinweis: Bei verlorengegangenen Dokumenten und Ausweispapieren von Personen, deren Identität nicht eindeutig festgestellt werden konnte, kann grundsätzlich nicht endbeglaubigt werden.