Bundesverwaltungsamt Köln - Beglaubigung u. Endbeglaubigung

Endbeglaubigung durch das BVA macht Vorbeglaubigung notwendig

Um eine Urkunde endbeglaubigen zu lassen, ist es grundsätzlich notwendig, zunächst in einem ersten Schritt eine Vorbeglaubigung durchzuführen. Die Vorbeglaubigung bestätigt die Echtheit des Dokumentes, seiner Unterschrift und des Siegels des jeweiligen Ausstellers. Dokumente, die durch die zuständige Behörde nicht auf Echt­heit der Unterschrift des Ausstellers bestätigt wurden, können vom Bundesverwaltungsamt nicht endbeglaubigt werden.

Für Privatpersonen erfolgt eine Vorbeglaubigung durch das Landgericht, die Landesbehörde und in besonderen Fällen durch die zuständige Bundesbehörde.

Abweichungen von der üblichen Verfahrensweise gibt es jedoch für Unternehmen beispielsweise bei einer Reihe von geschäftlichen Unterlagen.

• Ursprungserzeugnisse, Handelsrechnungen bzw. reine Produktbeschreibungen und Packlisten müssen nicht gesondert vorbeglaubigt werden, wenn ihr Inhalt von einer IHK gesichtet und bestätigt wurde.
• Verträge, Firmenerklärungen usw. hingegen sind notariell und anschließend durch das zuständige Landgericht vorzubeglaubigen.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Bearbeitungsschritte:

Schritt 1  Vorbeglaubigung durch die zuständige Behörde Schritt 2  Endbeglaubigung durch das BVA Schritt 3  Legalisation durch die jeweilige ausländische Vertretung

Zu beachten ist immer:

Die tatsächlich erforderlichen Maßnahmen bei der Dokumentenlegalisierung werden in jedem Fall bestimmt durch die rechtlichen Regelungen des konkreten Landes und des spezifischen Inhaltes des betreffenden Dokuments.

Einige Staaten haben wechselseitig eine Legalisation aufgrund völkerrechtlicher Verträge durch die "Haager Apostille" ersetzt. Die "Haager Apostille" ist - ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Sie wird jedoch - anders als bei der Legalisation - von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig.

Bundesverwaltungsamt Köln – Behörde mit zentralisierte Querschnittsaufgaben

Die Verfahrensweise für eine Legalisierung sind nach den Rechtsvorschriften der Staaten nicht überall gleich. Einige Länder verlangen die Endbeglaubigung von Dokumenten durch das jeweils dafür zuständige Bundesamt, bevor diese durch die jeweilige konsularische Vertretung legalisiert werden können.

In Deutschland hat der Bund diese Aufgabe dem Bundesverwaltungsamt Köln übertragen. Dieses Amt ist aber nicht nur für diesen speziellen Zweck gegründet worden, sondern erfüllt alle wichtigen Aufgaben eines zentralen Dienstleisters des Bundes. So werden mehr als 150 verschiedene Aufgaben für die Bundesministerien und deren einzelne Geschäftsbereiche wahrgenommen. Dazu gehören spezielle Fachaufgaben, ebenso wie zentralisierte Querschnittsaufgaben.

Das BVA gewährleistet unter anderem:

• die aktive Kultur- und Bildungspolitik des Bundes in rund 90 Staaten, dadurch, dass deutsche Schulen Kinder im Ausland mit Unterricht versorgt und Sprachkenntnisse vermittelt werden.
• die Bündelung von Personaldienstleistungen für rund 90 Behörden und Einrichtungen Dutschlands z.B. auf den Gebieten Beihilfen, Personalkosten-Berechnung, Reisemanagement und mehr.
• die Mittlung und Information über sicherheitsrelevante Daten und damit die Unterstützung staatlicher Stellen beim Bund für den Schutz der Gesellschaft, der Binnengrenzen usw.
• die Förderung von Sport, Kultur, Bildung bis hin zu Familien-, Frauen- und Jugendarbeit: Mit Zuwendungen fördert der Staat aktiv gemeinnützige Projekte, die ohne öffentliche Mittel nicht gedeihen könnten.
• die Organisation von Ehrungen und Auszeichnungen zu besonderen Jubiläen von Bürgerinnen und Bürgern Dutschlands – das BVA leistet zusammen mit Städten und Gemeinden die Vorarbeit für besondere Glückwunschschreiben bzw. Patenbriefe.

Das Bundesverwaltungsamt Köln ist für Personen, die im Ausland leben, die zuständige Behörde. Es entscheidet über die Einbürgerung in den deutschen Staatsverband, stellt die deutsche Staatsangehörigkeit fest und ist in dieser Verantwortung auch für die Endbeglaubigungen bei Dokumentenlegalisierung zuständig.

Bild: Bundesverwaltungsamt - Zentrale Köln. Wikipedia / Raimond Spekking CC BY-SA 3.0