Legalisierung von Handelsvollmachten schützt vor Problemen im Ausland
Sie möchten im Ausland Handel treiben und Geschäfte tätigen? Dann sollten Sie sich rechtzeitig vor dem Antritt Ihrer Reise um die Legalisierung Ihrer Handelsvollmachten kümmern. Denn wenn Sie diese keiner amtlichen Beglaubigung unterziehen und vor Ort lediglich Kopien vorlegen, kann es im Ausland zu Problemen kommen. Handelsvollmachten werden in anderen Ländern in der Regel erst dann akzeptiert, wenn ihre Originalität vorher im Ursprungsland nachgewiesen worden ist. Genau dafür wird das Verfahren der Legalisierung genutzt, bei dem die Echtheit bestätigt wird. Damit erreichen Sie, dass Ihre Handelsvollmachten mit inländischen Papieren hinsichtlich ihres Beweiswertes gleichgestellt werden. Zudem kann der Verdacht von Fälschungen gar nicht erst aufkommen. Vielfach stellten sich in der Vergangenheit nämlich Dokumente, die formal originalgetreu aussahen, als inhaltlich falsch heraus. Auch deshalb wird im internationalen Urkundenverkehr durch die Legalisation sichergestellt, dass alle Dokumente, die im Ausland benutzt werden sollen, den echten Papieren entsprechen.
Legalisierung Ihrer Handelsvollmachten: so geht's
Eine Legalisierung von Handelsvollmachten ist also ein Muss. Zu den Geschäftspapieren, die einer Legalisation unterzogen werden sollten, zählen unter anderem Handelszertifikate, Handelsbilanzen, Handelsdokumente und Rechnungen, aber auch Ursprungszeugnisse (wie zum Beispiel Gesundheitszeugnisse, Zeugnisse über Radioaktivitätsfreiheit, Zeugnisse über Strahlungsfreiheit, Dioxin-Zertifikate, Veterinärzertifikate, Laborzeugnisse, Zeugnisse von Lebensmittelprodukten und Herstellererklärungen für Medikamente). Möchten Sie Ihre Handelsvollmachten einer Legalisierung unterziehen, müssen Sie in der Regel zuerst Kontakt zu einer zuständigen Behörde in Deutschland aufnehmen, die die Dokumente vorbeglaubigt. Erst danach wenden Sie sich an die Vertretung im Ausland desjenigen Landes, in dem die Papiere gelten sollen, um die Echtheit zu bestätigen. Üblicherweise verlangt das Ausland eine Vorbeglaubigung durch ein deutsche Behörde, in einigen Fällen ist auch eine zusätzliche, sogenannte Endbeglaubigung oder Überbeglaubigung erforderlich. Staaten, die im Allgemeinen eine Vor- und Endbeglaubigung verlangen, sind unter anderem China, Afghanistan, Kambodscha, der Iran, Somalia und Togo. Wer für die Beglaubigung zuständig ist, ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich und hängt von der Art der Unterlage ab.
Apostille oder Legalisierung von Handelsvollmachten?
Die Echtheit einer in Deutschland ausgestellten Urkunde wird aber nicht nur durch eine Legalisierung bestätigt, im Ausland genügt in vielen Fällen eine so genannte Apostille, die eine weitere Form der Legalisation darstellt. Diese vereinfachte Legalisierung ist durch das Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation möglich. Die so genannte „Haager Apostille“ kann an die Stelle der Legalisation Ihrer Handelsvollmachten treten. Bei der Apostille handelt es sich um einen offiziellen Stempel, mit dem die Echtheit und Rechtsgültigkeit einer Unterschrift und gegebenenfalls eines Siegels bestätigt wird. In Deutschland sind je nach Art des Dokumentes unter anderem das Bundesverwaltungsamt, die Polizeidirektionen oder die Ministerien die richtigen Ansprechpartner für das vereinfachte Verfahren der Legalisierung. Die Zuständigkeiten sind in jedem Bundesland unterschiedlich geregelt. Wichtig: Die Urkunden müssen immer im Original vorgelegt werden. Die Beteiligung eines Konsularbeamten des ausländischen Staates, in dem das Schriftstück verwendet werden soll, ist bei der Apostille nicht mehr erforderlich. Staaten, in denen in der Regel keine Vorbeglaubigung erforderlich ist, sind beispielsweise Frankreich, Belgien oder Luxemburg.
Kurz zusammengefasst: Ob Sie eine Apostille oder eine Legalisation benötigen, ist davon abhängig in welchem Land Sie die in Deutschland ausgestellten Handelsvollmachten nutzen wollen. Ausnahmen von der Apostille stellen jedoch Urkunden dar, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet worden sind, oder Urkunden, die sich unmittelbar auf das Zollverfahren beziehen. Hier kann keine Apostille erteilt werden, sondern muss der übliche Weg der Legalisation eingeschlagen werden.
Legalisierung von Handelsvollmachten: All-Inklusive-Service von Visabox
Im Vergleich zu einer Apostille kostet eine Legalisation für das Ausland immer etwas mehr Zeit, da Sie mindestens zwei Behörden – eine deutsche und eine ausländische – kontaktieren müssen. Behördengänge und lange Wartezeiten sind bei der Legalisierung leider nicht zu verhindern. Wer den Zeitaufwand für die Legalisierung seiner Handelsvollmachten scheut, kann Kontakt zu Visabox aufnehmen. Einfacher und deutlich schneller geht es mit unserem All-Inklusive-Service. Unsere Mitarbeiter sind Experten auf dem Gebiet der Legalisation und übernehmen gerne die vollständige Legalisierung Ihrer Dokumente. Alle Papiere lassen wir, falls erforderlich, rechtzeitig in Deutschland vorbeglaubigen und von der jeweiligen Botschaft des gewünschten Reiselandes legalisieren, so dass Sie alle notwendigen Unterlagen pünktlich vor Ihrer Abreise wieder in den Händen halten. Wünschen Sie weitere Informationen zur Legalisierung Ihrer Handelsvollmachten für das Ausland oder haben Sie Fragen? Kein Problem! Kontaktieren Sie auch hierfür die Profis von Visabox und profitieren Sie von unserem kompetentem Beratungsteam.