Geburtsurkunde - wichtiges persönliches Dokument
Die Geburtsurkunde ist ein behördliches Dokument, in dem Geburtsdatum, Geburtsort, Name un, Geschlecht einer Person bescheinigt werden. Auch werden dort die juristisch geltenden Eltern eingetragen, was nicht die leiblichen Eltern sein müssen (z.B. bei Adoption). Ausgestellt wird die Geburtsurkunde durch das Standesamt am Geburtsort.
Man benötigt die Geburtsurkunde für vielerlei Zwecke, beispielsweise
- für eine standesamtliche Heirat
- bei einer Adoption
- für ein polizeiliches Führungszeugnis
- wenn man aus der Kirche austreten will
- bei einer Auswanderung
- bei Verlust von Ausweisen und Pässen, wenn man keine Kopien davon hat
Auch im Ausland wird die Geburtsurkunde manchmal benötigt. Damit dies problemlos möglich ist, muss eine Legalisierung Geburtsurkunde erordeerliich, d.h. sie muss zunächst in Deutschland vorbeglaubigt und dann vom Konsulat des Staates, in dem sie verwendet werden soll, legalisiert werden.
Vielerlei Arten von Dokumenten müssen für das Ausland legalisiert werden
Das gilt für zahlreiche Arten von Dokumenten, z.B. Personenstandsurkunden, notarielle Urkunden, Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden, eigenhändige Testamente, formlose Kaufverträge, Handelsvollmachten, Ursprungszeugnisse, Handelsregister-Einträge etc.
Allerdings können nur öffentliche Urkunden legalisiert werden. Soll dies mit einer privaten Urkunde geschehen, muss diese von einem Notar beurkundet werden, weil sie ab dann als öffentliche Urkunde gilt.
Es gibt zwei Formen zur Beglaubigung von Dokumenten für das Ausland
Für manche Urkunden benötigt man im Ausland keine Beglaubigungen, beispielsweise für Ausweispapiere, Visa, Schecks, Aktien etc. Bei der Mehrzahl von Dokumenten oder Urkunden ist dies jedoch anders. Damit man z.B. eine Geburtsurkunde im Ausland benutzen kann, muss mit einem international anerkannten Verfahren bewiesen werden, dass sie echt ist, jedenfalls verlangen das fast alle Staaten der Erde. Und es muss nicht nur die formale Echtheit der Urkunde bewiesen werden, sondern auch seine inhaltliche Richtigkeit.
Diese Beweise werden vermittels einer Legalisierung Geburtsurkunde oder einer Apostille geführt. Die beiden Verfahren unterscheiden sich ganz erheblich.
Die Legalisation ist ein internationales Verfahren. Wenn ich also die Echtheit meiner Geburtsurkunde bewiesen haben will, muss ich mich an das Konsulat des Staates wenden, in dem ich die Geburtsurkunde benötige. Vorher aber braucht es eine Vorbeglaubigung durch deutsche Behörden. Eine Vor-Beglaubigung ist eine amtliche Bescheinigung der Richtigkeit und Echtheit einer Urkunde oder einen Dokumentes. Sie geschieht durch einen Notar oder eine landesrechtlich hierzu ermächtigte Behörde. Dies können Ordnungsämter sein oder Gerichte, in manchen Fällen auch eine IHK oder sogar eine öffentlich-rechtliche Kirche. Danach benötigt man noch eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt.
Die Apostille hingegen ist ein nationales Verfahren.
Im Laufe der Jahrzehnte einigten sich fast alle Staaten der Welt auf die Einführung der Hager Apostille. Hierbei handelt es sich um eine recht unbürokratische Art der Beglaubigung. Denn es entfällt der Gang zum Konsulat, der Staat, in dem meine beglaubigte Geburtsurkunde verwendet werden soll, wird zunächst gar nicht benötigt. Sondern nur definierte Stellen, also Behörden des Staates, in dem die Urkunde, in diesem Falle also die Geburtsurkunde, ausgestellt wurde.
Diese Behörden haben nach den Vereinbarungen der Hager Apostille das Recht, eine international anerkannte Beglaubigung auszustellen. Wenn dann beide Staaten der Hager Apostille beigetreten sind, hat der Staat, in dem das Dokument verwendet werden soll, die Pflicht, die Beglaubigung anzuerkennen.
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Das Procedere von Vor- und Endbeglaubigung durch deutsche Behörden und die anschließende Legalisation Geburtsurkunde durch den Staat, in dem das beglaubigte Dokument verwendet werden soll, ist eine sehr aufwendige und meistens auch langfristige Prozedur.
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